La gestión de documentos dentro de una empresa es una tarea tan inherente al trabajo de cualquiera de los empleados que, muchas veces, no nos damos ni cuenta de lo crítica que es. Sin embargo, una mala gestión de los documentos puede ser la diferencia entre una empresa más o menos productiva, o unos clientes más o menos satisfechos.
Si en tu empresa los documentos (facturas, presupuestos, contratos, etc.) aún se distribuyen manualmente o se archivan físicamente, te vamos a dar 5 poderosas razones para que implantes un software de gestión documental:
- Relación con los clientes. Contar con un software que automatice la gestión documental mejora notablemente la relación con los clientes, ¿por qué? Este tipo de soluciones agilizan mucho el flujo de comunicación y nos permiten proporcionar al cliente la información que requiera en cada momento y en el formato que lo desee. Las búsquedas de documentos son mucho más rápidas y fáciles de realizar y podemos ubicar el presupuesto o la factura que nos esté solicitando sin necesidad de estar buscando en un montón de carpetas o archivos físicos.
- Productividad. Derivada de la mejora en los flujos de trabajo. La reducción de tiempos en cada proceso supone un aumento de la productividad de hasta un 6%. Gracias a la automatización de este tipo de tareas, podemos hacer más cosas en menos tiempo permitiéndonos realizar trabajos más cualificados.
Además, localizar documentos archivados en papel nos hace perder mucho tiempo que, sumado al final del año, puede arrojar datos preocupantes. Si a esto le añadimos el riesgo de no encontrarlo y tener que rehacerlo, la situación empeora. - Plazos de cobro. Agilizar los procesos significa agilizar la entrega de las facturas a los clientes.
- Espacio físico. Las empresas que aún archivan sus documentos físicamente destinan parte de sus instalaciones a acumular papeles que, a la larga, son difícilmente accesibles. Digitalizar los documentos significa volver a disponer de ese espacio, por no hablar del ahorro en el consumo de papel.
- Información accesible. El correo electrónico, carpetas en los ordenadores o archivadores físicos son espacios personales en los que acumulamos mucha información que queda aislada y accesible solo para aquel que la guarda. Gracias a las soluciones de gestión documental, todos los documentos estarán a disposición de las personas que los necesiten. Una vez más, agilidad y rapidez en los procesos que se traducen en un aumento de la productividad de los empleados.
La AIIM, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, estima que los trabajadores invierten un 50% de su tiempo buscando información. El tiempo es un recurso demasiado valioso como para invertirlo en esfuerzos que no revierten en el beneficio de la empresa, ¿no crees?
Implantar un software de gestión documental es una magnífica solución para ganar en productividad, rapidez, fluidez en los procesos y mejorar la imagen frente a los clientes.